Взгляд на профессию не со стороны

С удовольствием нужно отметить, что образ бездушной, чванливой и необразованной секретарши уходит в прошлое. Теперь эта профессия требует разнообразных качеств. О них мы и беседуем с Т. Голубевой, секретарём Центра международных связей ВНИИЭФ.

— Ваша профессия — престижная, массовая и, на первый взгляд, нетрудная. А на самом деле?

— Все так, только насчет легкости… Это обманчивое впечатление. Легко быть плохим секретарем. Так же, как и на любом другом рабочем месте, хорошо исполнять свои обязанности секретарю совсем не просто.

— Вы делаете вывод на основании личного опыта?

— Да, и ещё — из многочисленных наблюдений. Не подумайте, что себя я считаю очень хорошим секретарем. В нашей работе трудностей много, и не каждый раз с ними успешно справляешься. Да и у других далеко не всё складывается гладко. Но в целом можно сказать, что для нашей профессии наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что она переживает свое второе рождение. В 2003 году создана российская «Национальная ассоциация профессиональных секретарей». Улучшаются условия нашего труда, работа становится более интересной с точки зрения её содержания. Сегодня руководителям нужны опытные и квалифицированные помощники, которые могли бы взять на себя большую часть не только канцелярской, но и творческой работы.

— Судя по всему, эта профессия требует определенного таланта, сочетания качеств артиста и политика, дипломата и даже хозяйственника.

— Необходимо также, чтобы секретарь обладал организаторскими способностями. Надо уметь общаться, принимать посетителей, находить подход к начальнику, ведь психологическая совместимость с руководителем очень важна в работе секретаря. Руководитель будет работать с тем секретарем, с которым ему удобно, который быстро его понимает и охотно помогает. В этом случае он готов закрывать глаза на какие-то пробелы в знаниях — они-то восполнимы. А вот душевные качества обучением не приобретёшь.

— То есть очень важно понимать и учитывать личные предпочтения и требования начальника?

— «Найти хорошего шефа — все равно, что удачно выйти замуж», — гласит неписаный секретарский закон. Поверьте, это так. Если мы правильно «выбрали» себе руководителя, то многолетняя, интересная и перспективная работа нам обеспечена. Главное — мы должны искренне ценить, уважать шефа и по-человечески тепло и заботливо относиться к нему. Иначе просто невозможно сработаться. Если секретарь в офисе — фигура ключевая, то руководитель — главная. И очень важно, чтобы эти два человека как можно быстрее нашли общий язык. От профессионализма и человеческих качеств секретаря на 50% зависит эффективность работы руководителя. Умный секретарь будет стремиться всеми возможными способами оградить руководителя от лишних проблем.

Важно с первых же дней совместной работы исключить даже намеки на фривольность. Отношения должны быть деловыми, уважительными и, как максимум, дружескими. ШЕФ ВСЕГДА ПРАВ! — вот заповедь № 1 из секретарского устава.

— Но разве не бывает ситуаций, когда это не так?

— Не бывает! Вы прекрасно знаете, что ваш шеф — добрый и порядочный человек (иначе бы вы и не устроились к нему работать), и если произошёл конфликт, это лишь стечение обстоятельств. Слов нет, приятного мало, когда срывают дурное настроение. Но такова уж секретарская доля. По молодости многие в таких случаях злятся на шефа и только со временем понимают, что к отношениям с руководителем это не имело ни малейшего отношения. Он действительно добрый и порядочный человек, но и у него бывают проблемы и неприятности, и он не всегда справляется с отрицательными эмоциями. «И вечный бой! Покой нам только снится…» Вот доля начальника. А секретарь всегда рядом, поэтому срывы в настроении могут отразиться на нём.

— Наверное, бывает, что и у вас нервы не выдерживают.

— Да, не каждый умеет оставить за порогом офиса свои, пусть не такие серьезные, как у руководителя, но всё же проблемы (у малыша температура, сын двойку получил, с жильем трудности, здоровье подводит). Конечно, мы бываем «не сахар». Пользуясь случаем, прошу у своего шефа прощения за срывы в работе.

— Вернёмся к чисто служебным вопросам. Иногда случается так, что секретарь становится помощником нескольких руководителей.

— Вспоминая опыт общения сразу с пятью руководителями, скажу: задача не из легких! Учитывая склонность мужчин к лидерству, я всегда старалась выполнять свои обязанности так, чтобы никого не выделять из этой великолепной пятёрки, относиться ко всем одинаково. Думаю, что мне это удавалось, хотя порой было очень непросто. Главное в этой ситуации точно выяснить: «Сколько у меня времени на выполнение поставленной задачи?». Затем выстроить очередность поручений и начать спокойно работать. Необходимо сохранять нейтралитет, не пытаться принять чью-то сторону в сложных ситуациях.

— Чтобы долго работать секретарём, необходимо, наверное, постоянно повышать свою квалификацию и продвигаться по карьерной лестнице?

— Карьера секретаря может складываться по-разному: от секретаря «на телефоне» до личного помощника руководителя, путем перехода в более крупную компанию, профессиональный рост может также идти параллельно карьере руководителя. Но в любом случае надо выполнять правило: ВЕК ЖИВИ — ВЕК УЧИСЬ!

Есть навыки и знания, которые необходимы любому секретарю. Сегодня одно из самых распространенных — высшее образование. Это означает определенный уровень интеллекта и культуры. Бывает — девочки умеют хорошо печатать, составлять документы, работать с оргтехникой, однако по уровню воспитания и поведения не соответствуют своему руководителю. Понятно, что такой секретарь работать в этой организации не будет. Вам, наверное, было неприятно, когда вы слышали от секретаря неправильные ударения, неподходящие слова, видели неаккуратность и неточность в работе.

Сейчас в нашей профессии уделяется много внимания знанию делового этикета, коммуникабельности, умению общаться по телефону. Огромное значение имеет внешний вид, доброжелательность, воспитанность, вежливость.

Настоящий профессионализм секретаря и состоит в умении создать в офисе благоприятную, дружелюбную, бесконфликтную атмосферу, которая делает работу шефа максимально комфортной.

— Пожелаем всем секретарям и работникам канцелярий удачи на этом нелёгком пути.

Беседовала Е. Власова

Среда последней полной недели апреля считается нашим профессиональным праздником. Поздравляю! Ваша коллега

Татьяна Голубева